Indépendamment du dossier médical personnel prévu par l’article L. 161-36-1 du code de la sécurité sociale, le masseur-kinésithérapeute tient pour chaque patient un dossier qui lui est personnel ; il est confidentiel et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques.
Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité du masseur-kinésithérapeute. Sous réserve des dispositions applicables aux établissements de santé, les dossiers de masso-kinésithérapie sont conservés sous la responsabilité du masseur-kinésithérapeute qui les a établis ou qui en a la charge. En cas de non-reprise d’un cabinet, les documents médicaux sont adressés au conseil départemental de l’ordre qui en devient le garant.
Le masseur-kinésithérapeute transmet, avec le consentement du patient, aux autres masseurs-kinésithérapeutes et aux médecins qu’il entend consulter, les informations et documents utiles à la continuité des soins.

« Indépendamment du dossier médical personnel prévu par l'article L. 161-36-1 du code de la sécurité sociale, le masseur-kinésithérapeute tient pour chaque patient un dossier qui lui est personnel ; il est confidentiel et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques. Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité du masseur-kinésithérapeute. Sous réserve des dispositions applicables aux établissements de santé, les dossiers de masso-kinésithérapie sont conservés sous la responsabilité du masseur-kinésithérapeute qui les a établis ou qui en a la charge. En cas de non-reprise d'un cabinet, les documents médicaux sont adressés au conseil départemental de l'ordre qui en devient le garant. Le masseur-kinésithérapeute transmet, avec le consentement du patient, aux autres masseurs-kinésithérapeutes et aux médecins qu'il entend consulter, les informations et documents utiles à la continuité des soins. »

1. Une « fiche patient » personnelle au masseur-kinésithérapeute et distincte du dossier médical personnel

Le dossier du patient doit être analysé comme une « fiche d’observation » tenue et mise à jour par le masseur-kinésithérapeute dans le cadre de son activité indépendamment d’autres dossiers médicaux imposés par la loi, notamment le dossier médical personnel. La tenue de ces fiches de suivi est obligatoire. Ce dossier est personnel au masseur-kinésithérapeute. Dans le cadre de son activité, il constituera un outil de travail et d’information sur son patient lui permettant de prodiguer des soins adaptés, de coordonner d’éventuelles actions entre différents professionnels et d’organiser les soins et leur continuité. A ce titre, est reconnu fautif un masseur-kinésithérapeute collaborateur n’ayant pas restitué au masseur-kinésithérapeute titulaire les fiches de suivi relatives aux patients, méconnaissant ainsi les dispositions relatives à la continuité des soins (CDPI IDF, 22 février 2012, n°11/025).

2. Le contenu

Le dossier tenu par le masseur-kinésithérapeute doit comprendre les éléments de santé actualisés relatifs au patient qui seront nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques. Sa rédaction n’est soumise à aucun formalisme. Il pourra s’agir ainsi d’informations administratives et familiales relatives au patient, de son état général de santé, de l’historique de son état de santé, des soins réalisés, des diagnostics effectués, des comptes rendus de consultation, des prescriptions mises en œuvre, d’éventuels échanges entre le patient et le masseur-kinésithérapeute, des notes personnelles… A cette fin, la Haute Autorité de Santé (HAS) a émis des recommandations spécifiques aux masseurs-kinésithérapeutes : http://www.has‑sante.fr/portail/upload/docs/application/pdf/massokine_recos.pdf Le conseil national recommande de retranscrire également dans la fiche du patient l’ensemble des moyens déployés auprès du patient dans le cadre du devoir d’information. En cas de litige, la charge de la preuve pèsera sur le professionnel qui pourra la rapporter par tous moyens (Cass, Civ, 1ère, 14 oct 1997).

3. Une déclaration CNIL

Le masseur-kinésithérapeute qui détient un dossier propre à chacun de ses patients effectue un traitement de données personnelles ; quel que soit son support, tout fichier doit faire l’objet d’une déclaration à la CNIL de la part du masseur-kinésithérapeute : https://www.cnil.fr/fr/declaration/ns-050-cabinet-medical-et-paramedical.

En outre, toute personne procédant à une collecte de données est tenue d’informer les personnes concernées par ce traitement. Ces éléments peuvent être portés à la connaissance des patients par un affichage en salle d’attente. La formulation suivante est préconisée :

« Ce cabinet dispose d’un système informatique destiné à faciliter la gestion des dossiers des patients et à assurer la facturation des actes et la télétransmission des feuilles de soins aux caisses de sécurité sociale. Les informations recueillies lors de votre consultation feront l’objet, sauf opposition justifiée de votre part, d’un enregistrement informatique réservé à l’usage de votre professionnel de santé. Votre professionnel de santé se tient à votre disposition pour vous communiquer ces renseignements ainsi que toutes informations nécessaires sur votre état de santé. Tout médecin désigné par vous peut également prendre connaissance de l’ensemble de votre dossier médical. Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ».

4. La confidentialité

Du fait de la confidentialité des informations retranscrites, protégées par le secret professionnel, le masseur-kinésithérapeute a la responsabilité de leur traitement. Il est tenu de prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Ce principe de confidentialité connaît toutefois quelques exceptions.

4.1. L’accès du patient aux informations le concernant

Le masseur-kinésithérapeute devra satisfaire toute demande de communication d’informations relatives à sa santé de la part du patient, en s’assurant de l’identité de celui-ci, ou de la part du médecin que le patient aura désigné pour en formuler la demande. S’agissant du patient mineur, sauf opposition de sa part, ce droit d’accès est exercé par les titulaires de l’autorité parentale. Cet accès ne comprend toutefois pas les informations recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique, ni les informations concernant directement le tiers concerné ou encore les observations personnelles du professionnel de santé.

4.2. Le cas particuliers de la perquisition judiciaire

Dans le cadre de son activité, le masseur-kinésithérapeute peut être sollicité pour apporter son concours à la justice et ainsi faire l’objet d’une perquisition judiciaire. Des informations contenues dans le dossier du patient pourront alors être sollicitées. Le masseur-kinésithérapeute confronté à une perquisition portant sur un dossier du patient n’aura d’autre choix que de coopérer. Les documents saisis sont uniquement ceux indispensables à l’enquête en cours. Ils doivent être placés sous scellés fermés. Enfin, la présence du représentant de l’ordre est obligatoire.

4.3. La communication à d’autres professionnels de santé d’informations contenues dans le dossier par le masseur-kinésithérapeute

Sous réserve de l’accord du patient le masseur-kinésithérapeute peut transmettre à d’autres masseurs-kinésithérapeutes ou aux médecins qu’il entend consulter, des informations et documents utiles à la continuité des soins appelés à figurer dans la fiche du patient. Le masseur-kinésithérapeute peut également échanger avec un ou plusieurs professionnels identifiés des informations relatives à une même personne prise en charge, dès lors qu'ils participent tous à sa prise en charge et que ces informations sont strictement nécessaires à la coordination ou à la continuité des soins, à la prévention ou à son suivi médico-social et social (Art L.1110-4, II du CSP). Cette possibilité n’exonère pas le masseur-kinésithérapeute du respect du secret professionnel qui devra recueillir le consentement préalable de son patient. Il est vivement conseillé de recueillir un consentement écrit et de l’inscrire dans le dossier du patient (hormis le cas où le masseur-kinésithérapeute ferait partie d’une équipe de soin où le consentement est présumé : Art L.1110-4, III du CSP).

5. La conservation des données de santé détenues par le masseur-kinésithérapeute

La conservation des données de santé relatives à un patient poursuit plusieurs objectifs, les principaux étant la continuité des soins et la constitution de preuve en cas d’action intentée contre le professionnel. Cette conservation peut être effectuée par le professionnel de santé lui-même ou encore auprès d’un hébergeur agréé, en application de l’article L.1111-8 du code de la santé publique. Néanmoins, la question de la durée de conservation des données de santé inscrites dans la fiche patient tenue par un professionnel libéral reste entière car ne connaît à ce jour, aucune législation spécifique ; le conseil national invite les masseurs-kinésithérapeutes à veiller à conserver les données de santé collectées pour chacun de leurs patients pour une durée de trente ans.

6. La cessation d’activité du masseur-kinésithérapeute

6.1. Le cas de la cession de patientèle

La transmission des dossiers tenus par le masseur-kinésithérapeute cédant son activité ne doit pas être automatique. En effet, les articles L.1110-8 et R.4321-57 du code de la santé publique posent le principe de la liberté dont dispose le patient de choisir son professionnel de santé. En effet, une cession de patientèle est licite dès lors qu’est sauvegardée la liberté de choix du patient (Cass. 1ere civ. 7 nov. 2000). Ainsi, le masseur-kinésithérapeute devra, dans la mesure du possible, présenter son successeur à sa patientèle et recueillir le consentement de chacun à cette nouvelle prise en charge. Dans l’hypothèse favorable, le dossier pourra être transféré au masseur-kinésithérapeute cessionnaire conformément aux dispositions du II de l’article L.1110-4 du code de la santé publique permettant l’échange d’informations entre professionnels de santé dès lors que la continuité des soins l’exige.

6.2 Le cas de non reprise du cabinet

Le masseur-kinésithérapeute qui ne trouve pas de successeur à l’occasion de sa cessation d’activité est tenu de transmettre les dossiers relatifs aux patients au conseil départemental qui en deviendra le garant.

6.3. Le cas du décès du masseur-kinésithérapeute

En cas de décès, cette responsabilité pèsera dans un premier temps sur les héritiers du professionnel tant que ces derniers n’auront pas trouvé de successeur. Par la suite, la reprise de l’activité par un nouveau masseur-kinésithérapeute devra répondre aux mêmes exigences que celles énoncées au point 6.1. A contrario, lorsque les héritiers ne trouvent pas de successeur, afin d’éviter tout risque de mise en cause, les héritiers sont invités à user des dispositions du point 6.2.